Comment optimiser ses tournées commerciales ?

Les tournées commerciales de vos commerciaux sont-elles bien organisées ?

Comment optimiser ses tournées commerciales ?

Tous les chefs d'entreprise se sont un jour demandés comment optimiser leurs tournées commerciales. Pourtant, beaucoup ne s'investissent pas suffisamment dans l'organisation des tournées commerciales, et perdent des sommes inimaginables à cause d'une mauvaise gestion des tournées. Aujourd'hui, nous vous livrons notre propre recette pour planifier correctement toutes vos tournées commerciales et optimiser au mieux votre effectif !

 

Valentin

Valentin MOINOT

Article rédigé par Access Com'

Agence Access Com'

« Les services Access Com' reposent avant tout sur le savoir-faire et l'expérience de son équipe.

Pour aider au mieux les entrepreneurs tels que vous, nous avons décidé de ne pas garder jalousement ce savoir-faire, mais plutôt de le partager ! Bonne lecture ... »

Déterminez les jours de disponibilité de votre commercial 

Nous vous l'expliquions déjà dans l'article Combien coûte un commercial ? : c'est le rôle du chef d'entreprise d'être capable de quantifier clairement chaque donnée pour optimiser le fonctionnement de son entreprise, et ainsi améliorer les tournées commerciales de ses employés.

La première étape de l'optimisation des tournées commerciales n'a rien de compliquée, puisqu'il s'agit simplement pour vous de déterminer la disponibilité de chacun de vos commerciaux.

Pour savoir combien de jours par an votre commercial est disponible, le calcul est simplissime :

Une année comporte 52 semaines, dont 5 semaines de congés payés, soit 47 semaines. A 5 jours ouvrés par semaine, cela laisse à votre commercial 235 jours de disponibilité par an.
Ôtez à cela les journées dédiées à l'administratif. A raison d'une demi-journée de tâches administratives par semaine, on peut compter 23,5 jours chaque année.
Chacun de vos commerciaux aura donc 211,5 jours de disponibilité chaque année.

 

Naturellement, libre à vous d'adapter ce calcul au fonctionnement de votre entreprise et au cas particulier de chaque commercial.

Déterminez le nombre de visites par jour de vos commerciaux

La seconde étape de l'optimisation des tournées commerciales consiste en l'établissement du nombre de visites par jour et par commercial.

Une fois de plus, rien de compliqué :

Un bon commercial fait en moyenne 3 visites par demi-journée.
En reprenant notre base de 211,5 jours de disponibilité, un commercial fait 1269 visites chaque année.
A raison de 47 semaines d'activité chaque année, votre commercial est donc capable de faire 27 visites par semaines.

 

Priorisez les tournées commerciales

Nous vous en parlions dans un article précédent, chaque visite commerciale ne se vaut pas. Le même temps passé avec un petit client ne rapportera pas autant qu'avec un gros client. Il est donc du rôle du chef d'entreprise d'être capable de prioriser les tournées commerciales pour optimiser la gestion des tournées.

Il s'agit une fois de plus de faire des calculs simplissimes qui vous permettront d'organiser les tournées commerciales en fonction du potentiel de vos clients. Pour comprendre comment trier vos clients en fonction des potentiels (A, B et C), nous vous invitons à lire notre article sur l'évaluation des clients et prospects.

 

Visites / An Visites / Semaine
1269
visites
Prospects
10%
127 3
Clients
90%
Potentiel A
50% du CA
571 12
Potentiel B
35% du CA
400 9
Potentiel C
15% du CA
171 4

 

Remarquez que dans notre exemple, 10% des visites de vos commerciaux sont dédiées à la prospection. En effet, s'il est important pour vos commerciaux de gérer leur portefeuille client, il est d'autant plus important de l'élargir. En partant du principe qu'une entreprise perd en moyenne 10% de clients par an, il paraît logique que vos commerciaux accordent 10% de leur temps à la recherche de nouveaux clients. Une fois de plus, faites comprendre à vos commerciaux l'importance de privilégier les potentiels les plus importants lors de leur prospection.

Pour notre exemple, nous partons du principe qu'un commercial peut gérer 700 clients sur un secteur peu étendu. En réorganisant les tournées de vos commerciaux, voilà combien de visites un commercial doit consacrer à ses clients par an en fonction du potentiel :

 

  Nombre de clients Visites / An Visites / an / type de client
700
clients
Potentiel A
15% du portefeuille
106 571* 5 visites / an
Potentiel B
35% du portefeuille
245 400* 2 visites / an
Potentiel C
50% du portefeuille
350 171* 0,5 visites / an

 *Voir 1er tableau

Notez au passage que les clients au potentiel le plus bas (potentiel C) ont droit à moins d'une visite par an. En effet, vos commerciaux n'accorderont bien souvent qu'un entretien téléphonique à ce type de clients, ou les redirigeront vers le magasin, toujours dans l'optique d'optimiser leur tournée commerciale. Nous vous invitons enfin, dans cette partie, à adapter nos chiffres en fonction du coût de chaque visite, comme nous vous le rappelions dans l'article Combien coûte un commercial ?

Organisez vos tournées commerciales 

A présent que vous disposez de toutes les données relatives à vos commerciaux, à leurs visites et à leur portefeuille client, il ne vous reste plus qu'à organiser vos différentes tournées commerciales pour optimiser le fonctionnement de votre entreprise.

Différentes techniques vous permettront de limiter les coûts de chaque visite et de rendre vos commerciaux plus efficaces :

Fonctionnez par secteurs et sous-secteurs

En quadrillant clairement les zones que vos commerciaux devront fréquenter, vous pourrez minimiser le coût de déplacement entre chaque rendez-vous et le temps perdu dans les transports.

Etablissez un système de Rendez-vous

En planifiant chaque rendez-vous à l'avance, et en envoyant des relances la veille de chaque visite, vous vous assurez que les journées de vos commerciaux sont remplies et ne gaspillez donc pas leur temps.

Classez vos clients et prospects

On ne le répétera jamais assez, mais pensez bien à planifier les visites commerciales en fonction du potentiel de chaque client et prospects. Un client A sera visité de manière régulière, un client B sera visité plusieurs fois dans l'année et un client C ne sera pratiquement jamais visité.

Faites varier les secteurs

Enfin, nous vous conseillons de modifier les secteurs tous les deux ou trois ans, pour ne pas que vos commerciaux s'installent dans une routine. Un commercial trop habitué à son secteur risque en effet de privilégier les clients en fonction de leur sympathie et non plus en fonction de leur potentiel, ce qui ne risque pas d'optimiser sa tournée commerciale !

Vous l'aurez compris, la planification des tournées commerciales ne s'improvise pas ! Pour autant, un peu d'organisation vous permettra d'optimiser les tournées commerciales de vos salariés d'une manière non négligeable.

Si cet article a pu vous aider, n'hésitez pas à le partager ou à donner votre propre avis dans les commentaires ! 


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Commentaires (5)

Fredbzh
  • 1. Fredbzh | 24/10/2013

Bonjour,

J'ai trouvé la solution pour l'optimisation de tournées des véhicules de mon entreprise.
Je vais sur le site myoptitour

Sur ce site je rentre une liste d'adresses.
Je charge les adresses sur la carte.
Je sélectionne mon adresse de départ et mon adresse d'arrivée en cliquant sur le point de la carte.
Ensuite je clique sur "Calculer le plus rapide de A à Z" (environ 7 min pour 50 adresses)
Une fois optimisé je clique sur "Exporter la tournée optimisée" puis sur "Exporter vers GPS TomTom".
Je met le résultat dans mon GPS et le tour est joué !!!.

Merci à Myoptitour c'est simple et gratuit :)

Fred.

line
  • 2. line | 15/07/2015

Bonjour
Voici un logiciel sur le Cloud pour l'optimisation de tournées des commerciaux. exanergy

J'espère que cela vous aidera

Line

Philippe Cogez
  • 3. Philippe Cogez | 19/10/2015

Remarques pertinentes sur l'activité du commercial, sauf que généralement c'est le commercial qui gère son planning et ses tournées.
Premier point, vous ne mettez pas en avant l'étendu géographique des secteurs.
Ma précédente activité commerciale s'étendait sur 16 départements! Facile de suivre tous ses clients/prospects et tout aussi facile de planifier des RDV par téléphone dès lors que l'on vous demande 16 visites/rdv par semaine.

Deuxième point: Les entreprises sont de plus en plus fermées: Le personnel et les dirigeants optimisent leur temps de travail et sont de moins en moins accessibles,

Nous avons fait l'expérience de prendre une personne en charge de la prospection téléphonique et prise de RDV: Bingo! Faut-il encore tomber sur la perle rare!

Veronika Farkas
  • 4. Veronika Farkas | 18/04/2016

Bonjour,

Très bon article, les points cités sont importants, surtout la classification de vos clients selon leur potentiel.

Après la préparation de vos données clients, il y a quand-même encore un autre aspect de l’optimisation : les distances entre les adresses à visiter qu’il faudrait minimiser et la bonne sélection des clients. Pour ce problème complexe, il y a maintenant un logiciel d’optimisation de tournées très performant : portatour.com
Vous importez simplement vos données clients (jusqu’à 1000 adresses sont possibles) depuis un fichier Excel ou texte. portatour® calcule ensuite une tournée optimisée en un clic de bouton en quelques secondes.

(pour info : je travaille pour portatour®)

Elodie

Bonjour,

Je travaille pour la société Antsway. Nous avons été interrogé dernièrement par un client en charge d'une unité commerciale. Sa difficulté n'était pas uniquement d'optimiser ses tournées clients mais aussi de bien planifier ses rendez-vous de prospection dans le temps (fréquence de visites...), et de coupler les deux. Nous avons pu lui répondre grâce à notre logiciel AntsRoute. N'hésitez pas à nous contacter.

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